Mô tả công việc

I. Tóm tắt nhiệm vụ (Job Summary)

Đóng vai trò là "cầu nối" thông tin giữa Giám đốc và các Trưởng bộ phận, chịu trách nhiệm hỗ trợ theo dõi tiến độ tổng thể, truyền đạt chỉ đạo, rà soát kết quả và xử lý công việc hành chính.

II. Nhiệm vụ trọng tâm (Responsibilities) & III. Kết quả mong đợi (Expected Result)

1. Điều phối & Giám sát Tiến độ nội bộ

• Nhiệm vụ trọng tâm:
  • Truyền đạt chính xác các chỉ đạo từ Giám đốc đến các Trưởng bộ phận (Dự án, Vận hành, CSKH).
  • Đôn đốc các Trưởng bộ phận báo cáo tiến độ đúng hạn (cải tạo căn hộ, quy trình dịch vụ).
  • Tham gia họp nội bộ, ghi chép biên bản (meeting minutes) và theo dõi to-do list.
  • Tổng hợp báo cáo chi tiết thành bản tóm tắt, trình Giám đốc hàng ngày/tuần.
• Kết quả mong đợi:
  • Thông tin xuyên suốt, không xảy ra sai lệch trong quá trình truyền đạt.
  • 100% các đầu mục công việc (to-do list) được theo dõi sát sao và hoàn thành đúng hạn.
  • Báo cáo tóm tắt đầy đủ, súc tích, giúp Lãnh đạo nắm bắt nhanh tình hình.

2. Rà soát Tiêu chuẩn & Hỗ trợ Sự kiện VIP

• Nhiệm vụ trọng tâm:
  • Thay mặt Giám đốc rà soát khâu chuẩn bị của bộ phận Sự kiện/Vận hành trước khi đón khách VIP đạt chuẩn 5 sao.
  • Hỗ trợ Giám đốc trong lúc tiếp khách.
• Kết quả mong đợi:
  • Không xảy ra bất kỳ sai sót nào về tiêu chuẩn dịch vụ (5 sao) trước khi khách VIP trải nghiệm.
  • Buổi gặp gỡ diễn ra tinh tế, chuyên nghiệp và mượt mà.

3. Công tác Hành chính & Thư ký cá nhân

• Nhiệm vụ trọng tâm:
  • Quản lý lịch trình làm việc, sắp xếp lịch họp đối nội, đối ngoại và lịch công tác.
  • Tiếp nhận, rà soát hình thức và các lỗi cơ bản của hợp đồng, giấy tờ trước khi trình ký.
  • Quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu nội bộ, thông tin khách hàng.
• Kết quả mong đợi:
  • Lịch trình của CEO được tối ưu hóa, không chồng chéo.
  • 100% văn bản trình ký đạt chuẩn về hình thức và thể thức.
  • Tuân thủ nguyên tắc bảo mật tuyệt đối, không rò rỉ thông tin nội bộ/khách hàng.

III. Yêu cầu công việc (Job Requirements)

• Trình độ (Education): Tốt nghiệp Đại học các chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Ngoại ngữ, Hành chính, hoặc các ngành liên quan.
• Kiến thức (Knowledge): Am hiểu về quy chuẩn dịch vụ khách hàng hạng sang; nắm vững các nguyên tắc soạn thảo văn bản và hợp đồng cơ bản.
• Kinh nghiệm chuyên môn (Professional experience): Có kinh nghiệm làm Trợ lý Giám đốc hoặc Thư ký điều hành. Đã từng làm việc trong môi trường dịch vụ cao cấp, bất động sản hoặc nhà hàng khách sạn là một lợi thế.
• Kinh nghiệm (Experience):
  • Kinh nghiệm quản lý (Management experience): Không yêu cầu.
  • Kỹ năng (Skills):
    • Kỹ năng tổng hợp thông tin và lập báo cáo ngắn gọn, súc tích.
    • Kỹ năng giao tiếp xuất sắc: khéo léo nhưng kiên quyết khi đôn đốc các Trưởng bộ phận.
    • Tác phong chuyên nghiệp, tinh tế, ứng xử chuẩn mực với khách hàng VIP.
• Các yêu cầu khác (Others):
  • Nhanh nhẹn, có khả năng bao quát nhiều đầu việc cùng lúc mà không bị sót.
  • Cẩn thận, tỉ mỉ, ngăn nắp.
  • Biết giữ im lặng và tuyệt đối bảo mật các thông tin nội bộ của doanh nghiệp.

• Thời gian làm việc: Thứ 2 - Sáng Thứ 7: 8h00 - 17h00
• Địa điểm làm việc: Sảnh B - The Opera Residence, Phường An Khánh, TP. HCM

Kỹ năng yêu cầu

• Không yêu cầu kỹ năng